Projectmanagement software

Wat is projectmanagement software?

Projectmanagement software is een digitaal hulpmiddel dat gebruikt wordt voor het plannen, uitvoeren en bewaken van werkzaamheden. Met deze software kun bijhouden hoeveel tijd aan een project wordt besteed en welke kosten er zijn gemaakt. Hierdoor hebben managers altijd inzicht in de bestede tijd en kosten. Dit stelt hen in staat om eenvoudig de voortgang te bewaken en te controleren of het project de beoogde resultaten behaalt. De software bevordert eenvoudige samenwerking doordat belangrijke informatie, zoals updates, documenten en foto's, op één centrale plek bewaard wordt die voor iedereen toegankelijk is.

Waar moet een projectmanagement tool aan voldoen?

Een effectieve projectmanagement tool biedt doorgaans de volgende functies:

• 1 Het oprichten van een team en het aanwijzen van rollen en taken. Hierdoor weet iedereen wat zijn verantwoordelijkheid is en wat er van hem verwacht wordt.
• 2 In een projectmanagement systeem kunnen projecten worden verdeeld in fases. Bijvoorbeeld de oriëntatiefase, de voorbereidingsfase en de realisatiefase
• 3 Plannen wie wat wanneer doet. Ook kun je deadlines bijhouden en volgen.
• 4 Het bijhouden van notulen, belangrijke documenten en afspraken die zijn gemaakt per project.
• 5 Per project inzicht in uren, materialen en kosten. Hiermee kun je op tijd zien of het budget overschreden wordt.
• 6 Je kunt gemakkelijk volgen hoe het gaat met de projectgroepen en indien nodig ingrijpen.
• 7 Projectmanagement gaat om het managen van verwachtingen. De bovenstaande punten helpen hierbij, waardoor je de kwaliteit van je bedrijf kunt verbeteren.

Veel projectmanagement tools bieden naast het beheren van projecten ook de volgende modules aan:

• Offerte
• Sales
• CRM
• Offerte
• Urenregistratie (voor projecten)
• Werkbonnen
• Facturatie
• Personeelsplanning
• Voorraadbeheer
• Debiteurenbeheer
• HRM

Bedenk goed welke modules je wilt gebruiken. Mocht je bijvoorbeeld al gebruik maken van een boekhoudsysteem, dan is het raadzaam om de projectmanagement software hieraan te koppelen. Dit kan middels een API. API staat voor "Application Programming Interface". Een API zorgt ervoor dat twee verschillende applicaties met elkaar kunnen communiceren en elkaar toegang geven tot informatie.

Voorbeeld:

Je maakt al gebruik van een CRM systeem (bijvoorbeeld: Hubspot) en voor de boekhouding (bijvoorbeeld: Exact Online). Je kan dan kiezen voor Simplicate als projectmanagement tool. Dit projectmanagement systeem heeft zowel een koppeling met Hubspot en Exact Online. Op deze manier hoef je maar op één plek de gegevens in te voeren. Dit scheelt veel handmatig ‘overklop werk’. Ook is de kans op fouten veel minder groot. 

Op deze manier creër je een ideaal softwarelandschap. Dit wordt ook wel ‘Best of breed’ genoemd. Dit betekent dat bij alle taken die in een organisatie uitgevoerd moeten worden, gebruik wordt gemaakt van de ‘beste’ beschikbare software. ‘Best of breed’ zijn allemaal afzonderlijke SaaS (Software As A Service) oplossingen, die vaak aan elkaar gekoppeld zijn. Dit is het tegenovergestelde van een ERP ‘all-in-one’ systeem. Lees ook : ERP ‘all-in-one’ versus ‘Best of Breed’. In deze blog wordt uitgelegd wat ‘best of breed’ en ERP ‘all-in-one’ is en wat voor de voor- en nadelen hiervan zijn. Dit kan ook helpen in de keuze van een projectmanagement tool.

Een projectmanagement tool zorgt er enerzijds voor dat je eenvoudiger je projecten kan plannen en beheren, zeg maar het “administratieve gedeelte”. Anderzijds kan een projectmanagement systeem inzicht geven. De belangrijkste inzichten die een projectmanagement systeem kan geven zijn:

• Onderhanden werk positie
• Projectresultaten
• Capaciteit van je personeel en/of middelen
• Omzet per project
• Kosten per project
• Productivitet

Tip: Bepaal voor je organisatie welke inzichten je wil hebben en kijk of de projectmanagement tool dit kan weergeven. Dit kan je bijvoorbeeld doen door een demo of proefperiode aan te vragen.

Wat zijn gratis project planning tools?

Gratis project planning tools zijn vaak beperkt tot basisfunctionaliteiten en zijn doorgaans geschikt voor kleinere teams. Deze tools missen meestal geavanceerde functies zoals het maken van offertes, het registreren van uren, en het opstellen van facturen. Voor een gedetailleerd overzicht van deze beperkingen, zie de bespreking van verschillende modules in het vorige hoofdstuk.

Bij uitbreiding van het aantal gebruikers worden vaak kosten in rekening gebracht. Als je de behoefte hebt om meer medewerkers toegang te geven tot de tool, kom je meestal terecht in een betaald abonnement. Gratis tools zijn daarom ideaal voor het testen om te bepalen of ze aansluiten bij je behoeften. Voor meer uitgebreide functionaliteiten is een upgrade naar een betaalde versie onvermijdelijk.

Wat is de beste project management software?

Het kiezen van de beste project management software hangt af van jouw specifieke behoeften.  Bijvoorbeeld, als je op zoek bent naar een tool voor de bouwsector, zullen bepaalde functies zoals voorraadbeheer belangrijker zijn dan functies die meer geschikt zijn voor consultancy werkzaamheden.

Ook moet je bepalen welke modules je werkelijk nodig hebt, zoals we in eerdere hoofdstukken hebben besproken. Als je al beschikt over software die je salesprocessen ondersteunt, heb je mogelijk niet dezelfde functionaliteiten nodig in je nieuwe projectmanagement tool. Met onze keuzehulp kun je door enkele vragen te beantwoorden de projectmanagement software vinden die past bij jouw bedrijf.